Firma Electrónica, oportunidad para mejorar la productividad
La Firma Electrónica no es algo de lujo que está destinado para las grandes empresas. A simple vista se podría decir que su implementación y uso son complejos, pero es más simple de lo que parece. La digitalización hoy representa una ganancia de productividad y competitividad en todos los niveles del sector productivo del país, incluyendo a los emprendedores, microempresarios, profesionales independientes, ya que al utilizar herramientas digitales les permite hacer más en menos tiempo.
Los beneficios del uso de la Firma Electrónica abarcan a todos los sectores y público en general:
Al eliminarse la necesidad de imprimir, firmar en papel y gestionar toda la documentación en papel, la Firma Electrónica aporta un importante ahorro de tiempo lo que antes de su implementación horas o hasta días (dependiendo el caso), con la digitalización y la Firma Electrónica se logra en unos cuantos clics. De acuerdo con información del estudio “El fin del trámite eterno” (BID. 2018), los trámites digitales pueden solucionar muchos de los problemas que brinda la burocracia moderna: son más rápidos (en un 74% de promedio) y más baratos de prestar (cuestan entre el 1.5% y el 5% del costo de los trámites presenciales).
Gracias a la Firma Electrónica, todos los involucrados pueden firmar documentación en cualquier momento y desde cualquier lugar, a través de una computadora o el teléfono móvil, sin necesidad de acudir a oficinas físicas; lo que conlleva a un ahorro de costos de movilidad, sumado al confort de no tener que movilizarse.
Centralizando los documentos con la digitalización y la Firma Electrónica se puede disponer de toda la documentación firmada en formato digital, debidamente validada, lo que facilita en gran medida el acceso y la consulta de los interesados a través de diversas áreas online.
El empleo de la Firma Electrónica Certificada permite asegurar la identidad del signatario o firmante, une la intención de firma con la información acordada en el momento de la firma, y además, bloquea y protege de manipulaciones el documento firmado electrónicamente, por lo que se puede detectar cambios no autorizados. Los Proveedores de Servicios de Certificación acreditados, controlados y vigilados por la Unidad de Firma Electrónica deben de cumplir con protocolos que cumplan con prácticas de seguridad. El Salvador ha adoptado los estándares ETSI (European Telecommunications Standard Institute), organismo europeo independiente que ha estandarizado dichas normativas.
Con el uso de plataformas digitales y la Firma Electrónica se disminuirá de manera drástica el uso de papel en los diversos procesos, trámites y formas de comunicación, contribuyendo de esta manera a la reducción de dióxido de carbono, a la conservación de los bosques del planeta, mejorando así la calidad de aire del planeta y generando ahorros. Si en promedio se efectuaran 120 firmas de documentos electrónicos al año por persona utilizando firma electrónica, en un millón de habitantes equivaldría a reducir el consumo de 240 mil resmas de papel (más de un millón de libras de papel), equivalentes a la reducción de la tala de 14,900 árboles; se dejaría de utilizar la energía equivalente a 18,800 refrigeradores residenciales operados durante un año, así como la reducción de gases de efecto invernadero equivalentes a lo que producen 1,010 vehículos durante todo un año*.
Al ser equivalente la Firma Electrónica con la firma autógrafa, mediante la Ley de Firma Electrónica, y al disminuir o eliminar las barreras geográficas permite realizar o darles continuidad a trámites a distancia, por lo que el interesado no tiene que desplazarse de un punto a otro, incluso, puede estar en otro país.
En tal sentido, la Firma Electrónica puede emplearse en el plano digital en diversas áreas: en procesos de Aduana, los importadores y exportadores podrán emplearla en las Declaraciones de Mercancías, en el Formulario Aduanero Único Centroamericano (FAUCA), la Declaración Única Centroamericana (DUCA); en las entidades bancarias, como apertura de cuenta de ahorros digital, firma de contratos de préstamos, contratos de tarjetas de crédito o débito, etc.; en el área de ventas ya sea para la firma de cotizaciones, órdenes de compra para adquirir productos o servicios, contratos de compra-venta de productos y servicios; en la administración / dirección de empresas como contratos de trabajo, autorizaciones de pagos, contratos con proveedores, etc,.
En el área de recursos humanos como acuerdos de confidencialidad, contratos de trabajo, cartas a empleados (amonestaciones, despidos); en el área de salud, al poder emitir recetas electrónicas, poder crearse expedientes médicos electrónicos, etc.
Como podemos apreciar en los ejemplos mencionados en el párrafo anterior, esta herramienta tecnológica nos permite acelerar procesos, automatizar tareas y reducir costos operativos como gasto en mensajería, en gastos de impresiones (papel, impresora, tinta) y en la gestión de archivo de documentos físicos.
¡Por lo que con el uso de la Firma Electrónica gana El Salvador, ganamos todos! No pospongamos el inicio de la transformación digital de los procesos en nuestras empresas e instituciones, aprovechemos todas las bondades y beneficios que la digitalización y la firma electrónica ponen a nuestro alcance.
